Compétences Word et Excel indispensables pour réussir dans un travail de bureau

Selon les exigences de votre travail, il est possible que vous maîtrisiez déjà un certain ensemble de compétences MS Office. En tant que comptable, vous connaissez peut-être bien l’utilisation des fonctions financières de Microsoft Excel. Si vous aimez la gestion, vous êtes peut-être un adepte de la création de présentations professionnelles à l’aide de Microsoft PowerPoint.

Mis à part ces choses spécifiques à l’emploi, presque tout le monde a besoin de connaître un ensemble de compétences de base MS Office pour entrer dans un emploi de bureau. Si vous travaillez à domicile et que vous devez analyser des informations, faire des présentations occasionnelles ou rédiger des rapports de synthèse, vous devez vous assurer de vous familiariser à tout moment avec ces conseils. Vérifiez Qu’est-ce que Microsoft 365 ? En quoi est-ce différent de Microsoft Office ?

Compétences Word et Excel que vous devez avoir pour réussir dans un travail de bureau - Explications

Compétences Microsoft Excel

Excel devrait être discuté en premier car il s’agit de l’un des produits Microsoft Office les plus polyvalents jamais créés. Presque tous les emplois dans le monde devraient avoir des utilisations en fonction d’Excel.

L’organisation, la compréhension et la visualisation de meilleures informations et données sont au cœur de l’objectif de Microsoft Excel, et pouvoir le faire plus rapidement vous permettra d’accomplir votre travail plus rapidement.

1. Profitez du remplissage automatique

Vous pouvez gagner énormément de temps avec deux façons de remplir des données dans Excel. Compétence #1 Le remplissage automatique est une fonctionnalité qui permet de remplir des données numérotées dans des colonnes et des lignes. Cette fonctionnalité Excel vous fera gagner beaucoup de temps pendant que vous travaillez car vous n’avez pas à modifier chaque cellule.

Pour l’utiliser, tapez simplement n’importe quoi dans la première cellule qui se termine par un nombre.

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Cliquez et maintenez le coin inférieur droit d’une cellule et faites glisser la souris vers le bas de la colonne. Vous remarquerez que le nombre à droite s’incrémentera automatiquement dans chaque cellule.

2. Utilisez la fonction de remplissage automatique

Compétence n°2 Pour apprendre, utilisez les fonctions de remplissage automatique. Si vous écrivez une fonction au bas de chaque colonne – par exemple en faisant la moyenne de toutes les valeurs de cette colonne – vous pouvez également utiliser la même fonction de remplissage automatique pour faire le même calcul au bas de chaque autre colonne.

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Vous faites cela de la même manière. Cliquez et maintenez le coin inférieur droit de la cellule où vous venez de taper la fonction personnalisée, puis faites-la glisser sur les autres colonnes vers la droite.

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Lorsque vous relâchez la souris, tous ces calculs de colonne seront automatiquement corrigés pour la lettre de la colonne de droite. Vous avez essentiellement exécuté la même fonction pour chaque colonne en quelques secondes seulement, et vous n’avez même pas eu à compter sur une autre frappe.

3. Gérez facilement les données avec un tableau croisé dynamique

Compétence n°3 Celui que vous devez vraiment apprendre dans Excel si vous voulez économiser énormément de temps d’analyse est un outil appelé Tableau croisé dynamique. Le tableau croisé dynamique est accessible dans le menu Insertion. Recherchez simplement une icône de tableau croisé dynamique.

Si vous cliquez sur cette icône après avoir mis en surbrillance tout un tableau de données (y compris les en-têtes), le tableau croisé dynamique analyse ces données et vous permet de les importer dans une nouvelle feuille où vous pouvez traiter ces données de différentes manières.

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L’outil Tableau croisé dynamique vous permet de sélectionner les colonnes de données que vous souhaitez analyser, puis de choisir comment vous souhaitez traiter les données. Simplement les additionner ? la moyenne? Calculer l’écart type ?

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L’utilisation d’un tableau croisé dynamique permet de gagner un temps considérable. Faire ces mêmes choses dans une feuille Excel standard nécessite toutes sortes de fonctionnalités et de reformatage des données. Les tableaux croisés dynamiques fonctionnent automatiquement, tandis que vous pouvez passer plus de temps à étudier les résultats. Découvrez les meilleures façons d’organiser des feuilles de calcul dans Microsoft Excel.

Compétences Microsoft Word

L’un des produits Microsoft Office les plus populaires est Microsoft Word, par exemple, pour rédiger des rapports de projet pour la direction ou rédiger des lettres commerciales importantes et d’autres correspondances. Compte tenu de ces utilisations courantes, il est facile de déterminer les compétences qui doivent être assurées pour que chaque employé soit reconnu dans un produit MS Office, telles que la gestion des en-têtes, la mise en page et le formatage.

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4. Formater et réutiliser les en-têtes

La raison pour laquelle les en-têtes sont importants est qu’une fois que vous avez une bonne conception d’en-tête pour quelque chose comme un publipostage ou un certain type de rapport que vous devez remplir, vous n’aurez plus jamais à concevoir ou à créer cet en-tête.

Vous pouvez enregistrer un document avec tous les formats d’en-tête dont vous avez besoin, économisant ainsi tous ces efforts la prochaine fois que vous créerez le même document. Les en-têtes peuvent être formatés en cliquant sur le menu « Insertion » et en sélectionnant l’icône d’en-tête.

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Une fois que vous aurez examiné le menu d’édition des en-têtes, vous verrez à quel point les en-têtes peuvent être utiles et polyvalents. Vous pouvez basculer automatiquement les en-têtes entre deux conceptions entre les pages paires et impaires, et vous pouvez même diviser votre document en sections et donner à chaque section son propre en-tête unique.

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Cette flexibilité vous permet d’automatiser toutes les sections de documents en double pour les différents documents que vous devez rédiger pour votre entreprise, ce qui vous fait gagner un temps considérable.

Un autre avantage d’utiliser les en-têtes de cette manière est que si vous souhaitez modifier une partie de ces en-têtes dans un document, tout ce que vous avez à faire est de modifier le style d’en-tête en un seul endroit, et le changement sera automatiquement répété tout au long du document que vous créez. l’ensemble du document. Sans en-tête, vous devez effectuer cette modification manuellement sur chaque page. Découvrez les fonctionnalités avancées de Microsoft Word qui vous faciliteront la vie.

5. Gestion de la mise en page

La prochaine compétence Microsoft Word que tout employé de bureau devrait connaître est de savoir comment configurer et prévisualiser la mise en page de n’importe quel document. Comprendre comment procéder vous donne la possibilité de donner à votre document l’apparence que vous souhaitez, plutôt que de rester bloqué avec des paramètres par défaut pour des éléments tels que la taille de la marge de page (que de nombreux utilisateurs ne savent pas comment modifier).

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Certains des outils que vous devez apprendre pour formater la mise en page se trouvent dans le menu Insertion. Des choses comme un outil de numérotation de page, qui automatisera et gérera la pagination pour vous.

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La plupart des options de mise en page dont vous avez besoin se trouvent déjà dans le menu « Mise en page » bien nommé. Si vous écrivez une newsletter pour votre entreprise, pourquoi s’embêter à essayer manuellement de travailler sur la mise en forme dans les sections d’une page alors que vous pouvez simplement utiliser l’outil de colonnes ici pour le faire ?

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Et cette marge inquiétante autour de la page qui fait que tout le monde appelle le technicien informatique de l’entreprise pour savoir comment y remédier ? Ne vous embêtez pas à appeler. Dans le menu Design, cliquez simplement sur l’icône bordures de page , accédez à l’onglet Bordures de page et appuyez sur Options.

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Vous pouvez y définir les marges de page en haut, en bas, à gauche et à droite. Au fait, dans le menu « Bordures et trames », découvrez toutes les autres choses intéressantes que vous pouvez faire, comme placer des bordures sur n’importe quel côté de la page, les appliquer uniquement aux sections du document, et bien plus encore.

Fini les tâches fastidieuses

Quel que soit votre travail, vous avez besoin de compétences minimales en Word et Excel, car vous devrez peut-être rapidement créer un bon document ou une bonne feuille de calcul. Et vous devriez le faire sans perdre beaucoup de temps.

Heureusement, notre liste vous montrera certaines des compétences essentielles de Word et Excel dont vous avez besoin pour réussir dans le travail de bureau. Si vous n’êtes pas intéressé par la suite bureautique Microsoft, vous pouvez désormais découvrir les meilleures alternatives de logiciels bureautiques gratuits à Microsoft Office.

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