Les meilleurs conseils pour faire ressortir vos rapports de projet

De nos jours, impossible d’imaginer un projet sans le rapport qui l’accompagne. En fait, certains projets doivent générer plusieurs rapports au cours de leur cycle de vie. Vos projets et vos clients peuvent avoir besoin de générer différents types de rapports, mais tous les rapports doivent être concis et faciles à comprendre.

Dans cet article, vous apprendrez à créer un rapport efficace pour un projet déjà terminé ou en cours de réalisation. Découvrez les meilleures applications de base de connaissances pour votre organisation.

Meilleurs conseils pour rendre vos rapports de projet uniques - Explications

1. Des horaires clairs et concis

Meilleurs conseils pour rendre vos rapports de projet uniques - Explications

Vos rapports de projet doivent contenir des échéanciers. Il doit être concis, mais doit également contenir toutes les informations nécessaires pour que le destinataire puisse le comprendre facilement et rapidement.

Il est préférable de créer un horaire hebdomadaire et, si nécessaire, de le rendre bihebdomadaire ou mensuel. Les feuilles de temps doivent inclure le nom de la ressource, le nom de la tâche, la date, le jour de la semaine, l’heure de début, l’heure de fin quotidienne et le nombre total d’heures travaillées.

Au lieu de saisir manuellement tous les détails dans une feuille de calcul, vous pouvez utiliser n’importe quelle application de chronologie comme Timely. Ici, vous pouvez saisir les heures de travail, les noms des tâches, etc. Ensuite, l’application générera automatiquement les rapports de planification. Découvrez 5 des meilleures applications de suivi du temps pour macOS pour augmenter votre productivité.

2. Rapport de dépenses détaillé

Une note de frais complète n’est pas seulement nécessaire pour le client. Il est également utile pour votre équipe de suivre le budget et les coûts réels tout au long du cycle de vie du projet.

Le rapport de dépenses doit inclure l’article ou le service, sa quantité, sa valeur, son estimation budgétaire, son coût et son solde. Si un membre de l’équipe souhaite acheter un service ou un produit pour un projet, demandez-lui de soumettre un rapport de dépenses similaire.

Assurez-vous que cet article n’est acheté qu’après votre approbation et après que la facture vous a été envoyée. Ainsi, vous pouvez ajouter les données au rapport de dépenses personnalisé final et éviter que le coût ne dépasse le budget.

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3. La situation globale du projet

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Lors de la préparation d’un rapport sur un projet, il doit communiquer clairement l’état du projet. L’état du projet n’implique pas l’état actuel des travaux en cours. Il doit également inclure d’autres données telles que la différence entre le calendrier prévu et réel, la différence entre le coût estimé et le coût réel, les tâches restantes, l’échéance tardive (le cas échéant), les risques et problèmes potentiels, etc.

Vous devez créer un rapport complet qui contient la situation sous tous les angles possibles. La fonction de création de rapports complète d’Asana peut vous aider à rédiger des rapports sur l’état d’avancement du projet dans différentes portées et angles. Découvrez nos meilleurs conseils pour gérer efficacement les membres d’une équipe à distance.

4. Répartition des ressources

Lors de la création de rapports sur l’affectation des tâches, assurez-vous que cela aide les autres à vérifier la disponibilité des ressources et à déléguer des tâches si nécessaire. Fournissez une ventilation du nombre d’heures que chaque ressource consacrera à chaque tâche dans ces rapports.

Cela aidera les gestionnaires et les collègues à savoir quel membre de l’équipe est occupé et qui a du temps libre. Vous pouvez facilement collecter des données et les utiliser dans le rapport pour une planification future à l’aide d’outils de planification des ressources tels que Silverbucket.

5. Visualisation de l’utilisation des capacités

Meilleurs conseils pour rendre vos rapports de projet uniques - Explications

Vous allez probablement inclure un rapport d’utilisation des ressources du projet. Vous devez séparer l’utilisation facturable de l’utilisation totale des ressources. Ainsi, il est nécessaire de créer des colonnes distinctes pour chaque donnée.

Vous pouvez également inclure le nom de la ressource et son utilisation individuelle, ainsi que son utilisation en groupe. De même, vous pouvez prendre un certain temps pour voir qui a réussi à être le plus performant en termes d’utilisation des ressources et de les récompenser.

6. Risques prévisibles et réels

L’évaluation des risques fait partie intégrante de la gestion de projet. Par conséquent, vous devez visualiser les données d’évaluation des risques avec précision. Vous avez peut-être pensé à certains risques lors de la planification du projet. Cependant, au fur et à mesure que le projet progresse, l’évaluation des risques change. Répertoriez tous les risques perçus et réels lors de la création de votre rapport de projet.

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Votre rapport sur les risques doit consister en un aperçu des risques anticipés, suivi de tous les risques rencontrés par le projet jusqu’à la date du rapport. Il est également essentiel que vous mentionniez toute modification du profil de risque que vous ou votre équipe avez apportée au fur et à mesure de l’avancement du projet. Découvrez les meilleures alternatives Airtable gratuites pour la collaboration et la gestion de projet.

7. Analyse du portefeuille de projets

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Si vous gérez plusieurs projets à la fois et devez préparer un rapport pour analyser votre portefeuille, vous devez être prudent. Tout d’abord, accédez au tableau de bord où tous les noms de projet seront répertoriés en gras pour une visualisation facile.

Le tableau de bord doit également inclure un résumé des projets, tels que les jalons, les délais, les progrès actuels, le budget par rapport aux coûts et l’affectation des ressources. Vous pouvez également utiliser différents graphiques pour visualiser les données en un seul endroit. Plus tard, vous pouvez créer des sections distinctes pour chaque projet et les analyser individuellement.

Il existe de puissants outils de gestion de portefeuille disponibles sur le marché. Vous pouvez choisir l’un des meilleurs outils pour créer des rapports professionnels et complets. Découvrez les meilleures applications gratuites de création et de gestion de factures pour les propriétaires de petites entreprises.

8. Données d’accord et ajout d’étiquettes

Les rapports de projet doivent avoir une convention standard pour les données et les étiquettes. Si vous souhaitez générer un rapport pour votre organisation, suivez la coutume organisationnelle. Si vous créez un rapport pour un client, vous voudrez peut-être discuter de la manière dont il aimerait que les informations soient présentées dans le rapport.

Aussi, utilisez des étiquettes courtes et précises dans votre rapport afin que tout le monde puisse comprendre sans aucune difficulté. De plus, essayez de suivre les normes locales pour l’heure et la date. Si vous travaillez pour une entreprise basée aux États-Unis et que vous venez du Royaume-Uni, l’utilisation des conventions de date américaines serait idéale.

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9. Infographies et graphiques interactifs

Meilleurs conseils pour rendre vos rapports de projet uniques - Explications

Quel que soit le type de rapport que vous êtes sur le point de préparer, votre public trouvera les graphiques interactifs les plus utiles. Des lignes et des colonnes pleines de données numériques peuvent rendre le client indifférent. Au lieu de cela, créez des tableaux et des graphiques qui affichent des données supplémentaires lorsque quelqu’un passe le pointeur de sa souris sur un graphique.

Il existe de nombreux graphiques et tableaux que vous pouvez utiliser dans vos rapports. Parmi eux, vous trouverez des graphiques circulaires, des graphiques linéaires et des graphiques à barres étant les plus courants. Selon le type de données, vous devez choisir un graphique ou un diagramme pour une visualisation facile.

10. Rubrique Remarques

Chaque rapport de projet suscitera des commentaires positifs ou négatifs. Tous les rapports de projet doivent inclure une section où le client ou le gestionnaire peut fournir des commentaires. Après avoir examiné les rapports, le public peut faire part de ses commentaires et suggestions dans cette section.

Par conséquent, vous n’êtes pas obligé de demander des commentaires séparément. Cela montrera également que vous êtes prêt à connaître vos limites et à apporter des améliorations. Vous pouvez ensuite implémenter les suggestions dans le flux de travail de votre projet.

Commencer à créer un rapport de projet

Une présentation réussie dépend de la façon dont le rapport est créé pour le public. Lors de la préparation du rapport, gardez les points ci-dessus à l’esprit pour préparer des rapports de projet efficaces et complets.

Vous souhaiterez peut-être également utiliser un puissant outil de visualisation de données pour des rapports professionnels avec une touche de créativité. Vous pouvez maintenant voir une comparaison entre Microsoft PowerPoint et « Google Slides » : lequel devriez-vous utiliser ?

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