Trop de feuilles de calcul ? Soyez plus organisé avec ces conseils

Les feuilles de calcul ou les feuilles de calcul sont d’excellentes options pour vous aider à organiser les données et à suivre les différentes formes d’informations sur le lieu de travail, en particulier avec les formules et lors des rapports. Cependant, une utilisation excessive des feuilles de calcul peut être inefficace et nuire à votre productivité.

C’est bon pour certaines choses, mais pas nécessairement pour beaucoup d’autres. Que votre travail vous pèse avec beaucoup de feuilles de calcul ou que vous aimiez simplement une bonne feuille de calcul, il est peut-être temps de chercher des moyens de le gérer. Découvrez 4 des meilleures applications de feuille de calcul pour Android.

Trop de feuilles de calcul ?  Soyez plus organisé avec ces conseils - Instructions

1. Reconnaître la surutilisation des feuilles de calcul

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Vous êtes ici soit parce que vous en avez assez de l’insistance de votre lieu de travail à utiliser des feuilles de calcul pour tout, soit parce que vous vous amusez tellement à travailler avec des données et que vous vous demandez si cela s’applique à vous. En fait, c’est une bonne pratique de réfléchir à la façon dont vous utilisez des applications telles que Microsoft Excel et Google Sheets, afin de tirer le meilleur parti de votre travail.

Il est utile de compter le nombre de feuilles de calcul que vous utilisez quotidiennement ou hebdomadairement. Si ce nombre dépasse six, vous pouvez considérer qu’il s’agit d’un avertissement indiquant que vous travaillez peut-être dans une position désavantageuse et que cela peut entraîner des problèmes imprévus, tels que :

  • Difficulté à gérer le temps.
  • Inefficacité dans les opérations.
  • Mauvaise organisation des informations.
  • Barrières de communication efficaces au niveau de l’entreprise.

Déterminer dans quelle mesure les feuilles de calcul sont utilisées pour alerter un employeur peut ouvrir des options pour de nouvelles méthodes de travail plus productives. Examinons quelques-unes des façons dont vous pouvez gérer cette surutilisation et obtenir de meilleurs résultats à long terme.

2. Simplifiez les données en fusionnant et en repensant les feuilles de calcul

La raison d’avoir trop de feuilles de calcul est souvent de ne pas les utiliser intuitivement. Vous saurez que cela se produit si vous devez utiliser deux cartes distinctes pour une tâche ; Par exemple, vous en avez un pour les congés annuels et un pour couvrir les quarts de travail.

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Dans ce cas particulier, vous pouvez facilement les combiner en une seule feuille de calcul complète. Vous pouvez le faire en le divisant en différents onglets.

Alternativement, vous pouvez inclure les deux en tant qu’horaires sur une seule feuille et suivre ces étapes pour mettre à jour automatiquement l’horaire d’intervalle de quart avec les données des congés annuels :

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  • Dans le deuxième tableau, où vous pouvez consigner les écarts de transformation, écrivez la formule suivante :
 =IF(Select Cell, “GAP”, “FULL”)
  • Lorsque la formule ci-dessus indique qu’une cellule est sélectionnée, tapez le numéro de cellule contenant les dates de congé annuel, par exemple, B2.
  • Lorsque vous entrez une date dans la cellule sélectionnée, cela remplira automatiquement le mot « GAP » où vous tapez la formule.
  • S’il n’y a pas de date, le mot « FULL » sera automatiquement rempli là où la formule est écrite.

Cette formule peut être utilisée pour n’importe quoi, quelle que soit la valeur de la cellule, et peut être un moyen utile de gérer des informations similaires entre les tables.

La consolidation des feuilles et des éléments de données en un seul endroit réduit le nombre de fichiers requis pour des tâches spécifiques et vous permet d’organiser votre travail plus efficacement. Vérifiez votre liste de feuilles de calcul pour voir si certaines peuvent être combinées, pour garder le travail clair et facile à suivre. Découvrez les meilleures façons d’organiser les feuilles de calcul dans Microsoft Excel.

3. Reliez les feuilles de calcul pour un accès facile

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Parfois, les feuilles de calcul ne peuvent pas être combinées, car les données ne sont pas directement liées. Cependant, vous devrez peut-être toujours accéder à plusieurs feuilles pour effectuer des opérations plus complexes, qui impliquent plusieurs tâches.

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Dans ces cas, il peut être utile d’ajouter des liens hypertexte à votre feuille de calcul pour vous donner un accès rapide à n’importe quelle autre feuille. Cela sert également de rappel pratique de l’ensemble du processus. Par exemple, si vous saisissez des données sur les clients, vous pouvez inclure un lien hypertexte vers une feuille de commentaires client.

Cela peut être fait facilement dans Excel et Google Sheets en appuyant simultanément sur CTRL + K sur le clavier. Cela fera apparaître la fenêtre du lien hypertexte, où vous pourrez rechercher le fichier et nommer le texte que vous souhaitez voir apparaître dans la cellule.

Vous pouvez également créer un onglet avec des liens hypertexte vers toutes les autres feuilles de calcul, avec des informations sur le moment où elles ont été utilisées. C’est une excellente idée si vous voulez vous assurer que vous et vos collègues êtes tous sur la même page, travaillant à partir des mêmes fichiers, au lieu des anciens.

4. Envisager des applications alternatives

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Les feuilles de calcul ne peuvent pas faire grand-chose, et si vous en abusez, c’est peut-être simplement parce que vous avez besoin d’une application dédiée pour gérer la charge de travail. Par exemple, avez-vous vraiment besoin de la feuille de calcul des congés annuels si elle a été suivie dans le système RH ?

Souvent, à mesure que les entreprises se développent, elles ne rentrent pas dans les feuilles de calcul standard et le besoin d’exiger des applications pour gérer les collections d’informations commence. Asana est une excellente application de gestion de projet, et il existe de nombreuses alternatives d’applications de gestion de projet qui peuvent gérer le flux de travail manuel pour vous.

Au lieu de lutter pour répondre aux demandes sans cesse croissantes de l’entreprise, recherchez d’autres moyens de stocker et de gérer les informations. Cela vous fera gagner du temps, à vous et à vos collègues, et automatisera de nombreuses tâches qui nécessiteraient normalement une supervision supplémentaire.

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5. Examen du processus et suppression des doublons

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La surutilisation des feuilles de calcul peut se produire en essayant de s’organiser, mais cela peut parfois aller trop loin. Dans ces scénarios, vous pourriez en fait finir par vous gérer méticuleusement ou gérer vos collègues, alors qu’en réalité, cela aurait dû prendre du temps pour effectuer des tâches importantes.

Garder une trace des informations au travail est essentiel pour un bon fonctionnement, mais parfois, vous pourriez finir par essayer de garder une trace de beaucoup de choses inutiles. Pensez à vos processus actuels et demandez-vous si vous avez vraiment besoin d’une feuille de calcul pour eux.

De même, l’utilisation d’une feuille de calcul pour enregistrer des données déjà stockées ailleurs entraîne une redondance excessive et est très inefficace. Rangez ces feuilles de calcul correspondantes et travaillez à partir de la source. Découvrez comment diviser une grande feuille de calcul Excel au format CSV en fichiers séparés.

Les feuilles de calcul peuvent jouer contre vous

Avec les conseils ci-dessus, vous aurez de nombreuses façons de numériser votre dossier de feuille de calcul et de commencer à travailler plus efficacement. Suivez votre instinct pour savoir quelles parties de l’entreprise valent des données personnalisées et lesquelles peuvent être gérées différemment.

Si vous n’êtes toujours pas sûr, faites attention à ce que vous ferez au cours des prochaines semaines. Vous commencerez peut-être à remarquer où les choses peuvent être simplifiées et vous pouvez créer un espace numérique plus efficace et ordonné dans le temps. Vous pouvez maintenant voir les meilleurs conseils pour gérer votre espace numérique pour atteindre une plus grande efficacité.

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