Les raisons les plus importantes qui conduisent à des retards dans la réalisation des projets et comment les éviter

Les retards dans l’achèvement des projets sont une réalité à laquelle de nombreuses équipes sont souvent confrontées, et malgré tous les efforts, beaucoup ne parviennent pas à terminer les projets dans les délais. Le retard dans le projet a des répercussions négatives sur la valeur du contrat car les détails du contrat sont liés à des éléments coûteux tels que la main-d’œuvre, l’équipement et le financement financier. Tout retard dans le projet causera sans aucun doute un préjudice tant au propriétaire qu’au gestionnaire. Si vous ne voulez pas de retards dans vos projets actuels et futurs, vous devez être conscient des facteurs qui jouent un rôle important dans le retard de l’achèvement du projet.

Connaître les causes des retards du projet vous aidera à trouver le meilleur moyen de les éviter. Voici les causes et les solutions à l’un des plus gros problèmes de gestion : les retards de projet. Découvrez les traits de personnalité les plus importants pour devenir un chef de projet efficace.

Les raisons les plus importantes qui conduisent au retard dans l'achèvement des projets et comment les éviter

1. Échelle d’inactivité

Les raisons les plus importantes qui conduisent au retard dans l'achèvement des projets et comment les éviter

La portée du projet fait référence à l’ensemble du projet, c’est-à-dire à tous les travaux et processus impliqués dans la production des exigences du projet, et abandonner la portée signifie tout changement soudain de cette portée sans demandes de changement appropriées. Imaginez que votre équipe est au milieu d’un projet et que soudainement un glissement de périmètre se produit. Tous vos efforts jusqu’à présent seront vains et les retards dans la réalisation du projet deviendront inévitables.

Pour éviter ce problème, concevez un plan de projet et demandez au client de signer un accord indiquant qu’il s’en tiendra au plan conclu. De plus, conservez toutes les connexions de suivi au même endroit pour éviter de suivre plusieurs sources de connexion lorsque vous essayez de les référencer.

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Une perte d’échelle peut survenir à la suite de :

  • Mauvais contrôle de la gestion du changement.
  • Absence de détermination initiale adéquate de ce qui est requis pour atteindre les objectifs du projet.
  • Mauvais chef de projet ou sponsor exécutif.
  • Mauvaise communication entre les parties.
  • Manque de polyvalence du produit primaire.

2. L’équipe qui ne connaît pas le but du projet

Faire partie du monde occupé de l’entreprise signifie que vous ne connaissez peut-être pas la raison de chaque tâche que vous effectuez. Cependant, cela peut être une raison pour décourager vos coéquipiers, ce qui entraîne des retards de projet.

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Connaissant la relation entre la tâche à accomplir et les objectifs du projet, l’équipe peut être inspirée. Par conséquent, c’est une bonne idée d’impliquer tous les membres de l’équipe dès la phase de planification du projet. Demandez des notes pour chacun afin que vous puissiez planifier le projet à leur convenance.

Assurez-vous qu’ils voient comment leurs contributions affectent le projet et l’organisation. Cela les motivera à terminer avec succès le projet dans les délais.

3. Des livrables et des délais irréalistes

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Croyez-le ou non, le fait d’avoir des délais irréalistes pourrait être la principale raison des retards du projet. Toute l’équipe peut faire un effort supplémentaire, mais il est impossible de terminer le projet à temps si la date limite n’est pas applicable.

Peu importe à quel point il est tentant de définir des livrables ambitieux, sous-promettre et sur-livrer est le meilleur moyen de convaincre le client. Pour cette raison, fixez-vous des objectifs réalistes, atteignables et mesurables.

De nombreux projets ont plusieurs dépendances de tâches. Dans ce cas, concevez le calendrier du projet en tenant compte de la disponibilité des ressources, du temps estimé et de la séquence de tâches nécessaire.

4. Indisponibilité des ressources

Si les ressources financières, humaines et matérielles nécessaires ne sont pas disponibles, le projet est voué à être retardé. Dans le cas des finances, évaluez si le budget initial peut couvrir le coût du projet. Sinon, obtenez un financement supplémentaire dès que possible pour éviter les retards du projet en raison du manque de fonds.

Pour les ressources humaines, vérifiez si les membres de l’équipe ont les compétences et l’expérience nécessaires. Sinon, formez-les ou externalisez les tâches avancées. Faites attention aux ressources physiques telles que les infrastructures. La disponibilité de ces ressources n’est pas garantie, et c’est une bonne idée d’avoir une solution de sauvegarde pour elles.

5. Mauvais suivi et suivi des progrès

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La collecte constante de données sur l’avancement des tâches est vitale pour la réussite du projet. Ne pas le faire peut entraîner des retards du projet. En plus de fixer des objectifs, vous devez suivre s’il y a des retards dans une tâche. Ainsi, vous pouvez voir si l’équipe est sur la bonne voie pour atteindre l’objectif.

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Vous pouvez utiliser des outils de gestion des tâches pour mesurer la progression de chaque tâche. Après avoir remarqué le retard d’une tâche, vous pouvez également déléguer la tâche à quelqu’un d’autre qui peut la gérer en douceur. Si nécessaire, ces applications vous aident également à réinitialiser facilement toutes les tâches du projet.

6. Mauvaise communication entre les parties prenantes

Toutes les parties impliquées dans le projet doivent être sur la même longueur d’onde ; Sinon, l’équipe ne sera pas en mesure de terminer le projet dans les délais impartis. Une mauvaise communication conduit à des malentendus, qui finissent par entraver l’avancement du projet.

C’est pourquoi chaque membre de l’équipe doit être informé immédiatement du changement de périmètre, des attentes des clients et de tout retard de toute partie impliquée. Il devrait y avoir des réunions d’équipe régulières pour transmettre les mises à jour sur le projet.

Les équipes doivent également utiliser des outils de gestion de projet pour voir les dates d’échéance et les échéances clés. Ces applications conservent également toutes les communications d’équipe au même endroit pour assurer la clarté. Découvrez les meilleures alternatives Airtable gratuites pour la collaboration et la gestion de projet.

7. Refus de travailler en équipe

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Un projet réussi est un travail d’équipe. Chaque membre, y compris le gestionnaire, doit jouer son rôle efficacement pour atteindre l’objectif. Parfois, les membres de l’équipe ne coopèrent pas, ce qui entraîne des retards dans le projet. Même le manager d’aujourd’hui n’est pas enclin à la microgestion.

Mais tout le monde doit se rappeler que le but ultime est de terminer le projet à temps. Vous ne devez pas compromettre le projet juste pour éviter les conflits.

Alors que les membres de l’équipe ont besoin de leur propre espace et de leur pouvoir de décision pour donner le meilleur d’eux-mêmes, le gestionnaire doit intervenir si nécessaire pour éviter que le projet ne déraille. Le gestionnaire doit également prendre des mesures immédiates pour résoudre tout conflit entre les membres des multiples équipes. Découvrez les 10 meilleurs outils de gestion de projet pour les petites entreprises.

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8. Facteurs externes

Souvent, les organisations ont besoin de l’implication d’une partie externe supplémentaire à certaines étapes du projet. Un fournisseur externe peut également être tenu responsable des retards du projet s’il ne livre pas les ressources qu’il a promises ou les tâches qu’il doit accomplir à temps. Cela se produit généralement parce que les équipes externes ne connaissent pas les jalons ou les objectifs exacts de votre projet.

De plus, les équipes avec les fournisseurs n’assurent généralement pas le suivi des tâches assignées et rencontrent des problèmes lorsqu’il y a des retards de tiers. Pour éviter de tels problèmes, donnez à chaque tiers un délai strict et restez en contact avec eux jusqu’à ce qu’ils remettent les ressources nécessaires. Vous pouvez également inclure une clause de pénalité dans le contrat pour retard. Par conséquent, il prendra au sérieux la livraison dans les délais.

9. Circonstances inattendues

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Enfin, vous rencontrerez des situations inattendues qui peuvent retarder la réalisation du projet. Catastrophes naturelles, perturbations météorologiques, instabilité politique, récession mondiale, difficultés à obtenir des investissements, tout cela peut retarder votre projet.

Bien que ces causes ne puissent être évitées, vous pouvez certainement réduire leur impact grâce à une bonne planification. Chaque membre de l’équipe doit toujours être préparé au pire. Ne pas laisser les tâches à la dernière minute est un geste puissant pour lutter contre ces problèmes.

Les membres de l’équipe doivent également collaborer lorsqu’il y a une charge de travail supplémentaire après une catastrophe pour terminer les projets en temps opportun.

Empêcher les projets de retarder

Un projet peut dérailler à n’importe quelle étape. En connaissant les causes communes responsables des retards du projet et les solutions pour les éviter, vous pouvez atteindre l’objectif de mener à bien le projet en temps opportun. Ainsi, atteindre les objectifs de productivité est plus facile que jamais. Découvrez maintenant 10 des meilleures applications de création de listes de tâches pour atteindre vos objectifs de vie les plus importants.

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